När man ska åka på tävling är det en hel del saker att ha koll på för att upplevelsen ska bli så lugn och harmonisk som möjligt för gruppen. Ledarna ansvarar såklart för rutinerna kring själva tävlingsmomentet men ute på resa med många inblandade och mycket tider att förhålla sig till är det mycket annat som man behöver stötta ledarna med som föräldrar. Hur man gör det bestämmer självklart truppen tillsammans, men här är lite tips för den som vill ha något att utgå ifrån.
Inför en tävlingsresa behöver man en eller en grupp "reseledare" som kan hålla koll på allt som rör gruppens resa och vistelsen runt tävlingen. Utöver reseledarna så behövs även resurser som är med gymnasterna under hela resan för att vara stöd utanför tävlingsgolvet med allt vad det kan innebära.
Här är en påbörjad checklista som rör själva administrationen runt tävlingen - vem som gör vad bestämmer ni tillsammans i truppen.
NÄR DET ÄR BESTÄMT VILKEN TÄVLING NI SKA PÅ
Information/kommunikation
- Fyll i formuläret Tävlingslogg - ledare har länken till denna och kan fylla i den.
- Skapa en Tävlingsaktivitet i gruppen i SportAdmin med tävlingsdetaljerna kring dagen som föräldrarna kan behöva (samlingstid och plats etc). Alla som prenumererar på kalendern kommer då ha den aktuella informationen direkt in i sin mobils kalender.
- Skapa gärna en nyhet på er Trupps FBsida med utökade detaljer inför tävlingen.
Praktiska förberedelser
- Boka resa (klubben har kundnummer hos SJ för bra pris)
Rutin och kund nr: (detta behöver truppförälder kontakta Kansliet för för kansli@smgk.se)
mailar in era önskemål (dag och tid) till: gruppresor@sj.se
Så räknar de om så vi får några fullt betalande (fast de kanske är barn) + billiga barnbiljetter kopplat till fullt betalande osv.... + drar av rabatten. ..
- Boka boende och mat - vid övernattning kontrollera med arrangerande förening om de erbjuder övernattning och boka boende via dem.
- Gör en tävlingsbudget och skicka in till kansliet (tänk på att uppge vilka kostnader som ev ska tas från truppkassa och vad som ska faktureras gymnasterna)
- Föreningen står vanligen för tävlingsanmälan samt reseersättning för gymnaster/ledare. Notera att längre resor för tävling behöver skickas in till styrelsen för godkännande i samband med budgeten för kommande år.
VECKAN INNAN NI SKA PÅ TÄVLING
- Kontrollera att tävlingsavgiften är betald
- Kontrollera att mat och logifakturan är betald
- Kontrollera att ni har koll på vart fanan och maskoten är, om ni vill ha med den.
TÄNK PÅ
- Om föreningen ska betala omkostnader på faktura så behöver fakturan ställas till Sigtuna Märsta Gymnastikklubb, Box 131, 195 01 Märsta. I vår strävan efter att spara på träd så vill vi gärna ha fakturan på mail till kansli@smkg.se
- Om du väljer att ha ditt namn på fakturan så behöver du först betala fakturan för att sedan redovisa in den som ett utlägg. Utlägg fotas och skickas in via mobilen via Fortnox-appen, access får du från kassor@smgk.se . Ersättning för utlägg utbetalas omgående vid behov men senast i slutet av varje månad. Tänk på att skriva om utlägget ska betalas av truppkassa eller om det är något som föreningen ska stå för.
- Vid större arrangemang med många utlägg/kostnader så görs en gemensam utläggsrapport av truppkassören i samråd med föreningskassören. Truppkassören får pengarna för utläggen och fördelar i sin tur ut pengar till alla inblandade.
